Terugblik op een bijzonder jaar

Dana Dijs-Bom
11 december 2020 | Auteur: Dana Dijs-Bom
terugblik-op-een-bijzonder-jaar

Ik kan namens de hele wereldbevolking stellen dat 2020 een bizar jaar was. Als ondernemer was het ook een behoorlijke rollercoaster. Toch had ik deze ervaring niet willen missen. Ik heb namelijk ook ontzettend veel geleerd. Een duur leerproces, dat wel. Terwijl ik dit blog schrijf realiseer ik mij dat niet alle ondernemers dit kunnen zeggen. Daarom ben ik vooral ook erg dankbaar. Hieronder beschrijf ik wat dit jaar gebracht heeft en geef ik een kijkje achter de schermen van Huidzorg Houten.

Januari: Nieuw behandelapparatuur

Nietsvermoedend investeerden we begin 2020 in een nieuwe ontharingslaser (de Lightsheer Quattro) en nieuwe een platform voor huidverbetering met radiofrequentie (de EndyMed PRO). Zou ik ook zo groot geïnvesteerd hebben, als ik wist dat we twee maanden later moesten sluiten? Waarschijnlijk hadden we even afgewacht. Aan de andere kant hebben we ons na de sluiting ook niet ingehouden. Misschien moet je juist bouwen aan je bedrijf en richten op de toekomst in crisistijd. Aan de behandelresultaten te zien hebben we veel vertrouwen dat deze investeringen uiteindelijk zijn vruchten af gaan werpen. We zijn ontzettend trots dat we met beide apparaten als eerste huidkliniek in Nederland mochten behandelen.

Februari: Nieuwe software

Goede patiëntensoftware is van de belangrijkste bouwstenen voor een goede gang van zaken in de dagelijkse praktijk. Dit heeft een agendafunctie, overzichtelijke behandeldossiers, de facturering, etc. We waren eigenlijk al vijf jaar op zoek naar ons ideale praktijksoftware. We hebben zoveel demo’s uitgeprobeerd. Soms zelfs gedeeltelijk ingericht en dan haakten we op het laatste moment af. In februari hadden eindelijk het systeem naar onze wensen gevonden en bereidden we ons voor op de inrichting. Daar komt veel bij kijken, alleen al bij het overzetten van alle gegevens.

Maart: Crisismanagement

We kunnen ons allemaal die ene maand wel herinneren, dat de wereld op zijn kop kwam te staan. Op 15 maart besloten we als één van de eerste praktijken om te sluiten. Het voelde gewoon niet meer verantwoord om nog open te blijven. Dat was een bijzondere week en daar schreef ik een blog over, waar veel mensen herkenning in vonden. In dit soort tijden merk je wat je als team aan elkaar hebt en dat heeft veel steun en wederzijds begrip geleverd. Ineens is het niet meer zo vanzelfsprekend om werk te hebben. Daardoor ga je je werk, maar ook je cliënten extra waarderen.

April: Tijdens de sluiting

Na twee weken crisismanagement, zoals het afbellen en verplaatsen van afspraken, maakten we een nieuwe taakverdeling onder de medewerkers. De sluiting voelde voor mij ook als ‘extra tijd’. Die kan je dan maar beter zo goed mogelijk benutten. Collega’s gingen uit hun comfortzone en ontdekten nieuwe talenten. Ze verfristen hun theoretische kennis met webinars en leefden zich uit met nieuwe blogs en video’s. Het was achteraf natuurlijk het ideale moment was om over te stappen van software. Met elkaar konden we dit zonder tijdsdruk voltooien. Er was voor alle medewerkers genoeg tijd om vertrouwd te raken met het systeem. Ieder nadeel heeft zijn voordeel.

Mei: Een einde aan de onzekerheid

In mei kregen we het goede nieuws dat mensen met contactberoepen weer aan de slag konden. Wat een opluchting! De nieuwe software bood al meteen veel voordelen. Belangrijke mails, zoals de bevestigingsmail, facturen, behandelovereenkomsten en intakeformulieren worden automatisch verstuurd en kunnen thuis ondertekend worden als dit nodig is. Ook kunnen onze cliënten op ieder tijdstip van de dag online een behandeling inplannen en/of wijzigen. De patiëntenregistratie kost ons minder tijd en die tijd besteden we nu aan extra aandacht voor de cliënt. Voor mij en de managers is de voortgang van de praktijk is heel goed te monitoren, door duidelijke statistieken en rapportages. Ook krijgen we meer feedback van onze cliënten en dat is heel prettig.

Juni: Nieuw logo

In deze maand introduceerden we ons nieuwe logo. Die kon na 12 jaar wel frisser en moderner. Het ontwerp bedachten we vooral zelf en de ‘H’ is mijn eigen handschrift. En nieuw logo betekent ook nieuwe bestickering op de ramen en deuren, nieuw briefpapier, nieuwe frisse bedrijfskleding, andere relatiegeschenken, nieuwe foto’s, folders en ga zo nog maar even door. Facilitair een flinke klus dus. Waar begin je aan, zal je misschien denken? Maar als je het doet, moet je het goed doen. Dit logo past op dit moment beter bij Huidzorg Houten en symboliseert voor ons ook een beetje het begin van een nieuw tijdperk.

Juli: Nieuwe website

Ook de website hebben we volledig vernieuwd. Het is nu gebruiksvriendelijker en ook simpeler opgebouwd. We hebben onze visie zo goed mogelijk naar voren willen brengen, zodat cliënten ons kunnen identificeren met onze missie. Ook deze keer hebben we onze teksten en adviezen weer zelf geschreven. Lekker beknopt, zodat men de belangrijkste punten kan onthouden en zich niet verliest in de context. Ons social media-account is ook alles opgefrist. We zijn er trots op dat we voor iedere huid een uniek behandelplan kunnen bieden, daarom hebben we overal warme aardetinten doorgevoerd, die staan voor de diversiteit van alle huidskleuren.

Oktober: Tweede golf

We waren onze protocollen aan het updaten en toen kwam die tweede golf. Oeps, wat een tegenvaller. Daar gaan we weer… Ik had mijzelf daar toch niet goed op voorbereid. Blijven cliënten nog komen? Wat als ik zonder personeel kom te zitten? Wat als Corona uitbreekt in de praktijk? Het begin van die tweede golf leefde ik weer een beetje van dag tot dag. Inmiddels ben ik weer wat beter voorbereid op alle scenario’s. Het hygiëneprotocol kreeg nog meer aanpassingen. Nieuwe medische mondkapjes, nog strenger afstand houden onderling, alleen nog online borrelen en vergaderen en voorlopig niet meer met elkaar lunchen in de kantine. Nog steeds plannen we na elke cliënt 15 minuten extra om te desinfecteren. Tot nu toe is gelukkig iedereen bij Huidzorg Houten Corona-vrij gebleven.

November & december: Keep it simple

De laatste maanden hebben we een professionaliseringslag gemaakt in de bedrijfsorganisatie. We hebben zelf een nieuw personeelshandboek geschreven die wordt weergegeven in een eigen digitaal praktijkdashboard. Daaruit kunnen we makkelijk en overzichtelijk communiceren en hebben alle collega’s snel toegang tot alle benodigde informatie. ‘Keep it simple’ was ons motto in 2020. In een jaar vol onzekerheid en weinig controle, heeft deze leus ons enorm geholpen. Hoe simpeler we onze bedrijfsvoering houden, hoe meer de focus ligt op de belangrijke zaken en daar waar wij voor staan. We verkochten ook alle spullen die we niet echt nodig hadden. Alles heeft echt een functie of een bestemming. Dat geeft iedereen veel overzicht. Nu kiezen we alleen nog de beste behandelingen en producten voor ons assortiment. Daarmee zijn we op lange termijn het meest van betekenis voor iedereen die letterlijk en figuurlijk beter in zijn vel wil zitten!

Bedankt!

We hebben met het hele team hard gewerkt om er zelfs in deze gekke tijden het mooiste er van te maken. Mijn gedachten gaan uit naar mensen die ziek, eenzaam of bezorgd zijn. Opdat betere tijden aanbreken. Ik wil namens ons team onze cliënten ontzettend bedanken voor het vertrouwen en iedereen een mooi, liefdevol en gezond 2021 toewensen.

Dana Dijs-Bom
11 december 2020 | Auteur: Dana Dijs-Bom